Tieteellisten seurain valtuuskunnan Tieteiden talon Tieteiden yön tapahtumanjärjestäjärekisterin tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016 12-22) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV) yhteystietorekisteristä.

Laatimispäivä 10.3.2025

1. Rekisterinpitäjä
Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
Y tunnus: 0524704 5

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt
Vastaava tapahtumatuottaja Mandi Vermilä
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
tieteidenyo(at)tsv.fi

3. Käsittelijä

Lomakkeella saadut yhteystiedot siirretään Gruppo yhteystietorekisteriin, jossa niiden hallinnointi tapahtuu.

Gruppo oy
Y-tunnus: 2190176 4
Laivurinkatu 37
00150 Helsinki

4. Rekisterin nimi
Tieteellisten seurain valtuuskunnan Tieteiden talon Tieteiden yön tapahtumanjärjestäjärekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Tieteiden talon Tieteiden yön järjestäminen sekä tapahtumasta viestiminen.

6. Käsiteltävät tiedot
Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

Tapahtumanjärjestäjän nimi
Sähköpostiosoite
Organisaatio
 

7. Tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään lomakkeen täyttämisen yhteydessä tai myöhemmin sähköpostitse täydennettyinä. 

8. Tietojen siirto muihin palveluihin
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei siirretä muihin palveluihin.

9. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja voidaan luovuttaa tapahtuman järjestämiseen osallistuville kumppaneillemme. Huolehdimme, että kumppanimme ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä.

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Tietojen suojaaminen ja säilytysaika
Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja. Järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Henkilötietoja säilytetään korkeintaan puoli vuotta tapahtuman jälkeen. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, jos sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

12. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.